La planificación es un proceso continuo y el presupuesto es la herramienta que nos permite medir la ejecución de nuestras estrategias comparándolas con la realidad.
Mostraré en forma práctica como elaborar un presupuesto y luego cómo hacer para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos para poder adaptarlo.
El proceso de construcción de un presupuesto
Así como las empresas planifican, presupuestan, controlan y luego retroalimentan la planificación, en el ámbito personal o familiar ocurre algo similar.
Es un proceso continuo.
Existen maneras muy sofisticadas de realizar un presupuesto que incluyen herramientas de software y formación a la que la mayoría de la gente no está preparada para manejar y el costo de prepararse y adquirir esas herramientas no justificaría el resultado obtenido.
Aún las empresas más grandes realizan sus planes y presupuestos en herramientas de uso común como las planillas electrónicas.
¿Cómo construir un buen presupuesto?
Deben estar presentes todos los conceptos de corto, mediano y largo plazo.
1. Deben incluirse tanto los ingresos y gastos como aquellas metas de ahorro que ayudarán a conseguir las metas de mediano y largo plazo.
Una buena manera es analizar cada uno de los ingresos y egresos generados por la persona o unidad familiar así como todos los destinos de ese dinero.
a. Establezca los ingresos en forma completa: Es fundamental que incluya todas las partidas más importantes por separado. Para ello debe categorizarlas o agruparlas como si fueran rubros.
Si tiene remuneraciones fijas o que tienen cierta permanencia y los ingresos extraordinarios y no periódicos como sueldos complementarios, salarios por vacaciones, bonos o gratificaciones, éstos deben ser considerados.
Los montos considerados deben ser los líquidos (no los nominales que incluyen valores que luego tendrán deducciones legales)
Si tiene rentas por arrendamientos, intereses por préstamos o rendimientos de acciones, etc. deben ser consideradas.
Si los ingresos provienen de alguna actividad empresarial propia, estime los ingresos y le doy dos pautas que utilizan las empresas:
• considerar los ingresos a distribuir en forma residual (se reparte lo que sobra de cobrar las ventas y pagar todos los gastos), o
• retirar un ingreso fijo periódico (semanal, quincenal, mensual, anual, etc.).
Ten en cuenta que si tienes una empresa, cada una de estas formas de retirar las ganancias afectará directamente en su capacidad de reinversión en el negocio.
Si los ingresos provienen del núcleo familiar (si aportan ingresos ambos miembros de la pareja), debe haber acuerdos de administración previos. (Esto puede ser motivo de disputas, ya sea por lo que se establece y no se cumple, como el no establecerlo, y no adquirir compromisos con el presupuesto familiar)
b. Determine los gastos en forma completa: Las fallas principales en los presupuestos están en la no consideración de muchos pequeños gastos que suman sumas importantes que a la larga terminan desequilibrando los flujos de fondos (diferencias de ingresos y egresos)
Además de pagos de gastos de alimentación, vehículo, gastos de educación, impuestos, gastos de mantenimiento de la vivienda, energía eléctrica, cable, etc. deben formar parte del presupuesto la estimación de gastos imprevistos, donaciones, gastos en salidas a restaurantes, fiestas, etc.
Sería interesante adjudicar un destino a esos gastos estimados cuando no se concretan los imprevistos, porque lo que no se planifica generalmente se malgasta.
c. Reservas: Destine parte de sus ingresos a alcanzar las metas de corto, mediano y largo plazo. Estos fondos podrían planificarse, si tienen relevancia, de modo de optimizar su rendimiento, sobre todo si están destinados a la formación de ahorros de mediano y largo plazo (cambiar el auto, educación universitaria de los hijos, comprar o cambiar de casa, un ansiado viaje, reservas para retiro, etc.)
2. Flujos de efectivo “financieros”, basándose en el concepto de percibido, no en lo generado.
Considere el momento de percepción de los ingresos y el momento del pago de las deudas, no en el momento que los genera. Esa apreciación podría generar desfasajes financieros.
3. Prudencia, pero no en exceso: Sobre una base real.
Siempre considere los ingresos si tienen una probabilidad alta de percepción.
Los gastos, tenga en cuenta aquellos que tiene certeza y considere la opción más razonable.
No sea excesivamente conservador en la estimación de los ingresos y egresos, porque le quitaría la relevancia al presupuesto.
4. Previsiones para imprevistos. Son parte de los presupuestos. Una de las principales causas de los desequilibrios financieros es esta. El presupuesto estaba muy bien hecho, pero una rotura del auto, una reparación en la casa, una enfermedad, etc. pueden llegar a dar vuelta nuestros saldos de caja.
Hay maneras de contrarrestar estos problemas, pero depende de un análisis particular.
5. Prevea no gastar todo lo que ingresa, ahorre algo. Haga fondos de reserva para cada meta de corto, mediano y largo plazo. El ahorro considérelo como si fuera una deuda y respétela.
6. Marco temporal: cuantos meses debe abarcar un presupuesto lo debe determinar tu, porque sabes que es lo importante. En algunas circunstancias un marco temporal de un año puede ser suficiente, porque ese ciclo contiene lo más importante de acuerdo a las expectativas planteadas. En otras ocasiones, por ejemplo, si consideramos el pago de un préstamo de cierta consideración de acuerdo a tu presupuesto, un marco temporal mayor es lo adecuado.
El uso de los presupuestos es una herramienta de control que permitirá entre otras cosas, ver nuestro grado de avance hacia las metas planteadas.
Es muy aconsejable el uso de estas herramientas cuando existen cambios importantes en nuestras vidas o tenemos recursos limitados, como por ejemplo cuando nos mudamos, cuando algunos de nuestros hijos ingresa a la universidad, divorcios, etc.
Control de presupuesto:
A continuación sugiero algunos pasos que deben darse para mantener el presupuesto “vivo” y que le dará dinamismo.
1. Es importante que se establezca una rutina de revisión del presupuesto para verificar el logro de las metas establecidas en él.
2. Esta revisión debe basarse en la propia construcción del presupuesto, pos rubros de ingresos y egresos.
3. Verifique por lo menos mensualmente los saldos de disponibles (su nuevo saldo inicial) y elimine los ingresos y gastos que ya se han percibido.
4. Revise sus metas, es probable que algunas metas deban ser revisadas y reasignar recursos o redistribuir según la prioridad de las metas.
El proceso de construcción de un presupuesto
Así como las empresas planifican, presupuestan, controlan y luego retroalimentan la planificación, en el ámbito personal o familiar ocurre algo similar.
Es un proceso continuo.
Existen maneras muy sofisticadas de realizar un presupuesto que incluyen herramientas de software y formación a la que la mayoría de la gente no está preparada para manejar y el costo de prepararse y adquirir esas herramientas no justificaría el resultado obtenido.
Aún las empresas más grandes realizan sus planes y presupuestos en herramientas de uso común como las planillas electrónicas.
¿Cómo construir un buen presupuesto?
Deben estar presentes todos los conceptos de corto, mediano y largo plazo.
1. Deben incluirse tanto los ingresos y gastos como aquellas metas de ahorro que ayudarán a conseguir las metas de mediano y largo plazo.
Una buena manera es analizar cada uno de los ingresos y egresos generados por la persona o unidad familiar así como todos los destinos de ese dinero.
a. Establezca los ingresos en forma completa: Es fundamental que incluya todas las partidas más importantes por separado. Para ello debe categorizarlas o agruparlas como si fueran rubros.
Si tiene remuneraciones fijas o que tienen cierta permanencia y los ingresos extraordinarios y no periódicos como sueldos complementarios, salarios por vacaciones, bonos o gratificaciones, éstos deben ser considerados.
Los montos considerados deben ser los líquidos (no los nominales que incluyen valores que luego tendrán deducciones legales)
Si tiene rentas por arrendamientos, intereses por préstamos o rendimientos de acciones, etc. deben ser consideradas.
Si los ingresos provienen de alguna actividad empresarial propia, estime los ingresos y le doy dos pautas que utilizan las empresas:
• considerar los ingresos a distribuir en forma residual (se reparte lo que sobra de cobrar las ventas y pagar todos los gastos), o
• retirar un ingreso fijo periódico (semanal, quincenal, mensual, anual, etc.).
Ten en cuenta que si tienes una empresa, cada una de estas formas de retirar las ganancias afectará directamente en su capacidad de reinversión en el negocio.
Si los ingresos provienen del núcleo familiar (si aportan ingresos ambos miembros de la pareja), debe haber acuerdos de administración previos. (Esto puede ser motivo de disputas, ya sea por lo que se establece y no se cumple, como el no establecerlo, y no adquirir compromisos con el presupuesto familiar)
b. Determine los gastos en forma completa: Las fallas principales en los presupuestos están en la no consideración de muchos pequeños gastos que suman sumas importantes que a la larga terminan desequilibrando los flujos de fondos (diferencias de ingresos y egresos)
Además de pagos de gastos de alimentación, vehículo, gastos de educación, impuestos, gastos de mantenimiento de la vivienda, energía eléctrica, cable, etc. deben formar parte del presupuesto la estimación de gastos imprevistos, donaciones, gastos en salidas a restaurantes, fiestas, etc.
Sería interesante adjudicar un destino a esos gastos estimados cuando no se concretan los imprevistos, porque lo que no se planifica generalmente se malgasta.
c. Reservas: Destine parte de sus ingresos a alcanzar las metas de corto, mediano y largo plazo. Estos fondos podrían planificarse, si tienen relevancia, de modo de optimizar su rendimiento, sobre todo si están destinados a la formación de ahorros de mediano y largo plazo (cambiar el auto, educación universitaria de los hijos, comprar o cambiar de casa, un ansiado viaje, reservas para retiro, etc.)
2. Flujos de efectivo “financieros”, basándose en el concepto de percibido, no en lo generado.
Considere el momento de percepción de los ingresos y el momento del pago de las deudas, no en el momento que los genera. Esa apreciación podría generar desfasajes financieros.
3. Prudencia, pero no en exceso: Sobre una base real.
Siempre considere los ingresos si tienen una probabilidad alta de percepción.
Los gastos, tenga en cuenta aquellos que tiene certeza y considere la opción más razonable.
No sea excesivamente conservador en la estimación de los ingresos y egresos, porque le quitaría la relevancia al presupuesto.
4. Previsiones para imprevistos. Son parte de los presupuestos. Una de las principales causas de los desequilibrios financieros es esta. El presupuesto estaba muy bien hecho, pero una rotura del auto, una reparación en la casa, una enfermedad, etc. pueden llegar a dar vuelta nuestros saldos de caja.
Hay maneras de contrarrestar estos problemas, pero depende de un análisis particular.
5. Prevea no gastar todo lo que ingresa, ahorre algo. Haga fondos de reserva para cada meta de corto, mediano y largo plazo. El ahorro considérelo como si fuera una deuda y respétela.
6. Marco temporal: cuantos meses debe abarcar un presupuesto lo debe determinar tu, porque sabes que es lo importante. En algunas circunstancias un marco temporal de un año puede ser suficiente, porque ese ciclo contiene lo más importante de acuerdo a las expectativas planteadas. En otras ocasiones, por ejemplo, si consideramos el pago de un préstamo de cierta consideración de acuerdo a tu presupuesto, un marco temporal mayor es lo adecuado.
El uso de los presupuestos es una herramienta de control que permitirá entre otras cosas, ver nuestro grado de avance hacia las metas planteadas.
Es muy aconsejable el uso de estas herramientas cuando existen cambios importantes en nuestras vidas o tenemos recursos limitados, como por ejemplo cuando nos mudamos, cuando algunos de nuestros hijos ingresa a la universidad, divorcios, etc.
Control de presupuesto:
A continuación sugiero algunos pasos que deben darse para mantener el presupuesto “vivo” y que le dará dinamismo.
1. Es importante que se establezca una rutina de revisión del presupuesto para verificar el logro de las metas establecidas en él.
2. Esta revisión debe basarse en la propia construcción del presupuesto, pos rubros de ingresos y egresos.
3. Verifique por lo menos mensualmente los saldos de disponibles (su nuevo saldo inicial) y elimine los ingresos y gastos que ya se han percibido.
4. Revise sus metas, es probable que algunas metas deban ser revisadas y reasignar recursos o redistribuir según la prioridad de las metas.
2 comentarios:
Muy interesante la exposición,pero, ¿existe alguna planilla modelo disponible para descargar?
Anselmo
En la próxima entrada ingresaré una planilla de prueba configurable y una serie de links en donde encontrar herramientas similares
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