Planificación y Presupuestos
Para lograr financieramente lo que deseamos, tenemos que administrar dos limitaciones importantes:
· nuestra capacidad para generar ingresos y
· nuestras necesidades que nos condicionan a gastar lo que generamos.
El equilibrio financiero consiste en administrar la generación de ingresos de acuerdo a nuestras necesidades.
Generalmente somos mucho más creativos gastando que generando ingresos.
Probablemente, te haya pasado algo parecido a lo que me estoy refiriendo o conoces a alguien cercano que no puede manejar estas corrientes de ingresos y egresos.
Como había comentado en el artículo “de Ciego a Experto”, trataré de mostrarte problemas de las finanzas personales resueltas con herramientas probadas que utilizan las pequeñas, medianas y grandes empresas para gestionar sus recursos escasos.
Lo que te voy a plantear debe ser ponderado de acuerdo a tus expectativas.
En cualquier apreciación que hagás, te aseguro que usando estas técnicas, los resultados serán mucho mejores que si dejaras las cosas que funcionen por el impulso del destino.
Algunas de las herramientas más utilizadas en la gestión adecuada de recursos financieros son la utilización de planes y de presupuestos.
En este caso, el plan es la explicitación del que, cuando y como lograr las metas que te establezcas y el presupuesto, la cuantificaciòn en dinero, del referido plan, el cuanto.
Vayamos abordando paso a paso, cada una de las consideraciones más importantes para lograr el control de las finanzas personales o familiares.
Hablaré primero los aspectos que considero importante del proceso de planificación y después los de presupuestación.
La planificación:
La planificación puede definirse como un proceso continuo.
En la etapa inicial se definen la situación de partida, las metas a alcanzar, se analizan las alternativas y estrategias a utilizar para cada alternativa.
Algunas estrategias son fáciles de implementar en pasos que son claramente identificables, como en el caso de la planificación de un viaje, y otras requieren la ayuda de uno o más profesionales, como en el ejemplo de la construcción de una casa.
Cada proceso de planificación requerirá de herramientas de medición del grado de avance de nuestras acciones hacia sus objetivos.
En este caso, la elaboración de presupuestos nos permitirán adecuar el flujo de ingresos a los egresos. Con presupuestos bien hechos y bien implementados, existen buenas probabilidades de alcance de las metas planificadas.
Con el seguimiento del presupuesto, que es la materialización financiera de nuestros planes, se puede monitorear nuestro avance a la consecución de nuestras metas financieras y adaptar la estrategia de acuerdo a dichos resultados. El presupuesto es como una brújula de un barco, a medida que avanzamos, hacemos lectiras para ver si nos apartamos del curso previsto y corregimos nuestra ruta.
Una vez que avanzamos en el proceso de implementación de la planificación, se puede ajustar el curso hacia nuestras metas, o redefinirlas, en base a resultados claramente medibles. Podemos medir el avance obtenido, cuanto falta para alcanzar cada meta y reprogramar en caso de que nuestra visión inicial estuviera demasiado desviada de la realidad.
En el caso de una familia, debes trabajar con un equilibrio de ingresos y egresos de modo que cubras sus necesidades y te orientes a alcanzar tus otras metas en los plazos esperados.
A. Determina tu situación inicial:
Uno de las etapas más importantes del proceso de planificación es la determinación de la situación de partida.
1. Debes determinar los recursos existentes. Estos son los bienes de los que dispones para gestionar tus deudas y obtener algunas de tus metas.
Determina aquellos bienes y derechos con probabilidad alta de ser utilizados para alcanzar tus objetivos.
2. Debes establecer detalladamente tus deudas: En lo posible, el detalle debe ser tan completo como sea posible, por tipo, con montos y vencimientos.
3. Calcula tus ingresos fijos y variables: Serán de utilidad en la etapa de presupuestación.
4. Determina tus gastos fijos y variables: en la etapa de presupuestación deberán quedar explicitados en los flijos de efectivo.
B. Definición de Metas:
Se podría hablar mucho sobre este tema.
A continuación te menciono algunas de los aspectos que considero importantes en la elaboración de un plan adaptándolos a las finanzas personales:
1. Define Metas Claras: Al igual que las empresas, personas y familias, deben tener claro “hasta donde quieren llegar” en lo relativo a la administración de finanzas personales. Metas claras son una buena parte del camino recorrido.
Mi consejo: no sea avaro en las metas. Apunta hacia lo lejos y hacia arriba, pero con los pies en la tierra. La realidad después se encargará de llevar las cosas a los niveles reales. Si las metas son fácilmente alcanzables no habrá motivación. Por otro lado, una gran motivación es la necesidad, que nos permite desear superarnos.
2. Establece las metas por escrito: Debes establecer en forma clara cuál es el objetivo a alcanzar y dejarlo por escrito. Psicológicamente obra como un cuadro de órdenes pendientes de realización a la espera de su finalización.
Consejo: Escribe claramente cada meta: quiero comprar un auto de tal marca y precio, en tal momento.
3. Prioriza las metas: ten en cuenta el factor tiempo; las prioridades deben medirse en corto, mediano y largo plazo.
¿Cómo se calcula el corto, mediano o largo plazo?
No hay una definición, pero hay consensos generales en que corto plazo es un plazo inferior a un año, un mediano plazo es de tres a cinco años y largo plazo es superior a eso.
Deberías catalogar las metas en función de las prioridades y de tu realidad actual.
Ubicar cada meta en cada una de esas categorías quitará la ansiedad de movernos hacia todas las metas al mismo tiempo.
El proceso de planificación debería ser tal que minimizara los esfuerzos.
No importa que status social tengas, nivel cultural, si eres rico o pobre.
Este concepto se aplica a cualquier nivel en que te encuentres ya que depende de cada persona, de tus expectativas transformadas en metas y este es un concepto que depende de circunstancias, etapa de la vida en la que te encuentres, tus aspiraciones y deseos, tus motivos culturales, etc.
4. Metas realistas: basadas en la realidad, “con los pies en la tierra”.
Deberás realizar un estado de situación de la realidad en el momento que estés estableciendo tus metas.
Determina en una primera etapa los recursos con los que cuentas, cuanto es lo que debes y la estructura de ingresos y gastos de acuerdo a tus necesidades.
Esto será útil en la etapa siguiente: la elaboración del presupuesto.
C. La elección de las estrategias:
Estamos hablando de dinero y de alcanzar objetivos relacionados a él.
1. Analiza distintos caminos para lograr cada meta: Establecidas las metas, debemos analizar las estrategias para alcanzarlas.
Analiza las diferentes formas de obtener los objetivos. Descarta las de improbable realización.
Algunas metas serán expresiones de deseos dado que no están sustentadas en bases reales o autosostenibles.
Por ejemplo, la meta de realizar un viaje alrededor del mundo basado en la posibilidad de sacar la lotería, no es realista, aunque si es probable, con una probabilidad muy baja, dependiendo de la cantidad de números que compres.
Sin embargo, si esa misma meta se logra a través de un ahorro durante varios años de una porcentaje pequeño de los ingresos, es materialmente mas tangible, si se tiene la conducta adecuada para lograrlo.
2. Tu conducta debe estar acorde con la estrategia que utilizarás: Una de las estrategias para la obtención de tus resultados será el uso del ahorro.
Con respecto de la conducta, todas las personas son diferentes cuando se enfrentan al concepto de ahorro.
Algunas personas son muy disciplinadas para ahorrar y otras lo son para pagar cuentas.
Algunas se encuentran en buena posición para incrementar sus ingresos, otros prefieren contener gastos. De ambas formas se logra el ahorro.
Siempre conviene partir de un análisis de situación del momento en el que estamos planteando las estrategias.
Si mi única meta es lograr tener una casa de $ 500.000 y acabo de recibir una herencia de $ 2:000.000, mi situación me permite alcanzar la meta cuando lo desee, pero la realidad indica que estas oportunidades no son las que se nos presentan, ni a todos, ni mas a menudo.
3. Cada meta estará asociada a una estrategia diferente: Como se logren tus objetivos, dependerá de la comodidad que sientas respecto a cada estrategia, y a los resultados que te generan cada una de las alternativas.
Si tu estrategia es ahorrar reduciendo gastos para lograr la meta, perderás tiempo en lograrla, pero ganarás poder de negociación y posiblemente generarás dinero extra en el proceso de ahorro.
Por otro lado, existe la tranquilidad de que una vez alcanzada la meta financiera, ya no habrá que preocuparse por nada más que disfrutar de los beneficios de haber alcanzado el objetivo.
La mayoría de las empresas consideran el costo de oportunidad de comenzar un proyecto ahora, obteniendo financiamiento externo de una parte de la inversión. De esa forma, comienzan a generar ingresos antes.
La clave está en determinar que el beneficio obtenido sea superior a la carga de intereses de la deuda; o sea la rentabilidad incremental es superior al costo de financiamiento.
Del mismo modo, una decisión de endeudamiento para la compra de una casa familiar, por ejemplo, es una decisión adecuada siempre y cuando consideremos que el beneficio de tener la casa antes sea superior al beneficio de vivir en la casa de tus padres o arrendar mientras ahorras para comprarla.
Esta estrategia es adecuada según como sean las expectativas de cada persona.
Obviamente, esta última es más cara desde el punto de vista financiero y además generalmente no se logra la posesión de la propiedad, porque posiblemente haya una hipoteca que pagar o algo similar y además hay que pagar otros costos que en la primera situación ni siquiera se deberían considerar, como gastos de abogados, escrituración, seguros, etc., pero a nivel personal puede alcanzarse el mismo o maor nivel de satisfacción que en la primera opción.
No existe ninguna regla para decidir si es más conveniente una opción u otra.
Depende la predisposición que tengas a considerar esa estrategia como adecuada, el costo adicional entre una alternativa y otra (comprar al contado o a crédito) dependerá de la apreciación que tengas de los resultados obtenidos.
Y además, entre ambos extremos se pueden combinar distintos porcentajes en la estructura de financiamiente.
D. Evaluación de resultados y Retroalimentación: Como había comentado al principio, la planificación es un proceso.
Como tal, debe ser evaluado periódicamente.
Un aspecto importante a evaluar es el financiero y la herramienta a utilizar para realizarla es el Presupuesto.
Como resultado de la evaluación surgen diferencias (o no) que permitirán redefinir metas o validar su orientación a los resultados deseados.
De esa evaluación surgirán ajustes o retroalimentación del proceso de planificación.
En la próxima entrada, continuaré hablando sobre conceptos a tener en cuenta para la elaboración de presupuestos financieros y veremos como llevarlo a la práctica en un presupuesto real con la ayuda de planillas electrónicas.
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